Управление закупками

Система управления закупками и определения товарного ассортимента содействует поиску и выбору стратегических партнеров, оказывает информационную помощь при построении отношений с ними.

Задачи, за выполнение которых отвечает система управления закупками, подразделяются на три группы:

1. проведение подготовительных работ, включая:
   • анализ состояния договоров (действующих, завершенных, заблокированных, отсутствующих), позволяющий избежать заключения невыгодной сделки и сократить затраты на оформление соглашений по поставке; при оценке результатов исполнения договоров рассматриваются такие показатели, как сумма, накопленная для скидок, объем и скорость поставок, товарный ассортимент, условия платежей (предоставление кредита, оплата по частям, отсрочка платежа), дополнительные услуги (доставка, временное хранение и т.п.);
   • анализ собственных продаж (на основании данных имеющихся данных по продажам за выбранный период);
   • анализ заявок от внутренних служб на ведение собственной административно-хозяйственной деятельности и обеспечение нужд производства;
   • анализ товарного запаса;
2. инициирование процесса закупки, предполагающее:
   • оформление заказа;
   • заключение договора;
   • организацию поставки с учетом графика отгрузки и выбранной транспортной схемы;
3. контроль поставки товаров, в ходе которого выполняется:
   • контроль платежей – система позволяет контролировать оплату поставки, которая может производиться полностью либо частично с использованием различных видов платежей (наличного или безналичного расчета, бартера, взаимозачета). При этом могут быть задействованы схемы документооборота и механизмы передачи данных в процессе формирования первичных документов. Расчет по сделке выполняется с помощью механизма ведения картотеки взаиморасчетов;
   • сбор сопроводительных документов, в том числе связанных с валютным контролем для организаций, ведущих ВЭД;
   • расчет и отнесение затрат на себестоимость полученного товара.

Списание недопоставки, брака или формирование возвратных расходных накладных реализуется автономно или с использованием схем и правил формирования документов. При ведении взаиморасчетов при погашении задолженности по поставке данные этих документов можно будет учитывать, если осуществить либо возврат произведенного аванса, либо допоставку (для этого формируется отдельный документ).