По мере роста конкуренции в торговом бизнесе наценка на товары существенно снижается и единственным средством, позволяющим получить дополнительную прибыль, является автоматизация и оптимизация бизнес - процессов торговой компании, при этом, запасы являются одним из основных источников вложения денежных средств для любой торговой компании. Следовательно, построение автоматизированной системы закупок, позволяющей оптимизировать запасы, является одной из первоочередных задач, требующих решения.
Недостатки используемых методов пополнения запасов (Excel+экспертная корректировка).
Низкое качество составляемых планов закупок
Большая зависимость от субъективного мнения менеджера
Сбой в работе системы или работа по упрощенной схеме при отсутствии специалиста-эксперта по какой либо причине
Длительность процесса составления плана закупки
Предлагаемое решение позволяет устранить указанные недостатки.
Предлагаемое решение:
Система BI Inventory Management позволит Вашей компании решить следующие задачи:
Автоматизировать сбор информации, необходимой для составления плана закупок из разнородных источников.
Формализовать, обобщить и улучшить методы составления плана закупок ведущими менеджерами по основным группам товаров.
Предоставить менеджерам удобный интерфейс для корректировки плана закупок и контроля работы системы.
Выбрать оптимального поставщика для каждой товарной позиции.
Выполнить корректировку рекомендуемых параметров пополнения (повышение или снижение) для соответствия емкости контейнера или грузовика, а также условиям поставщика.
Рассчитать оптимальный цикл заказа и ЭОЗ (экономичный объема заказа) для товарной линии каждого конкретного поставщика.
Обеспечить автоматический подбор наилучшей модели прогнозирования.
При решении этих задач ключевым фактором является необходимость перехода от эпизодического решения задач анализа к регулярным, по возможности автоматизированным принципам работы.
Предлагаемое решение включает в себя централизованное хранилище данных, аккумулирующее всю необходимую для анализа информацию и подключенную к хранилищу аналитическую систему.
Необходимо принимать во внимание, что сам подход гарантирует, что предлагаемая система позволит не только решать текущие задачи, но и обеспечит платформу для решения задач, которые возникнут в будущем.
В частности могут быть решены такие актуальные задачи, как автоматизированная система ценообразования или оценка эффективности рекламных кампаний.
Принципы работы системы
Система формирует план закупок на определенный период так, чтобы минимизировать функционал затрат, который представляет из себя сумму следующих выражений по каждому товару:
(Затраты)= (Потери от дефицита)+(Общая себестоимость запаса).
Общая себестоимость запаса = плата поставщику + стоимость пополнения запаса + стоимость хранения.
Из приведенных формул видно, что чем точнее мы спрогнозируем спрос, тем точнее сможем оценить наш функционал затрат на ближайший период и следовательно точнее подобрать оптимальные параметры закупки.
Состав системы
Система состоит из 4-х блоков:
Механизмы загрузки и предварительной очистки данных;
Хранилище данных.
Аналитический модуль;
Автоматизированная система закупок.
Аппарат загрузки данных преобразовывает информацию из разнородных источников к форме удобной для анализа. В хранилище данных должна консолидироваться информация из всех доступных источников, где может иметься необходимая для анализа информация. Это могут быть как внутренние учетные системы (Бухгалтерские программы, ERP, CRM), так и внешние источники данных. Такая консолидация необходима потому, что на анализируемый процесс очень часто влияют не только оперативная деятельность компании, но и среда (состояние рынка, действия конкурентов и прочее), а также множество других факторов. Также производится автоматическая или полуавтоматическая корректировка ошибок в данных перед загрузкой их в хранилище. Очистка является необходимым шагом для получения качественного результата. Реальные данные очень часто содержат избыточную или некорректную информацию, которую желательно удалить или очистить до загрузки в хранилище. Кроме того, во многих случаях необходимо перед загрузкой трансформировать данные, например, выделить временные периоды или преобразовать типы данных. В BI Inventory Management имеется полный набор механизмов очистки и предобработки данных. Перед загрузкой данных в хранилище данных можно автоматически провести все необходимые действия, такие как редактирование аномалий, заполнение пропусков, удаление шумов и прочее, и загрузить в хранилище очищенные и нужным образом подготовленные данные.
Анализируемая информация консолидируется в специализированном хранилище данных. Хранилище данных не является заменой учетной системы и ориентировано на решение именно задач анализа, со специфичными для этих задач механизмами хранения данных. Использование единого хранилища позволяет гарантировать непротиворечивость данных и централизованное хранение, а так же автоматически обеспечивает всю необходимую поддержку процесса анализа данных. Хранилище данных содержит специальный семантический слой, обеспечивающий возможность работы с ним пользователю без необходимости вникать в особенности хранения данных - пользователь оперирует привычными бизнес - терминами - "отгрузка", "товар", "клиент". Архитектура хранилища данных позволяет быстро извлекать большие объемы данных необходимых для анализа, кроме того, снижается нагрузка на учетную систему, так как вся работа происходит с хранилищем.
Аналитический блок состоит из 3-х частей:
Механизмы визуализации данных. В BI Inventory Management имеется полный набор механизмов анализа: многомерная отчетность (OLAP), таблицы, диаграммы, графики и прочее. Большой набор механизмов визуализации позволяет просмотреть данные и манипулировать ими наиболее удобным способом. Подготовленные экспертом отчеты могут быть вынесены на специальную панель, и от конечного пользователя будет требоваться всего лишь выбрать один из готовых вариантов отчета на панели - все необходимые операции будут выполнены автоматически.
Механизмы автоматической или полуавтоматической группировки товаров. Для составления более качественного прогноза товары необходимо сгруппировать по схожести потребительских свойств. При проведении такой группировки используются как знания эксперта в предметной области, так и математические методы, такие как: расчет профилей поведения, корреляции спросов на различные товары, а также A,B,C и X,Y,Z анализ.
Инструменты прогнозирования. BI Inventory Management включает полный набор механизмов прогнозирования от классических линейных моделей до самообучающихся алгоритмов. Сочетание механизмов очистки с инструментами прогнозирования позволит улучшить качество прогнозирования и снизить его трудоемкость, причем использование самообучающихся нейросетевых алгоритмов обеспечивает возможность адаптации системы к изменениям. Система автоматически выбирает наиболее подходящую модель прогнозирования для каждого конкретного товара, при этом могут быть применены различные критерии автоматизированного выбора. Одним из таких критериев является критерий минимизации общих затрат (затраты на хранение + возможные потери от дефицита), согласно данному критерию в качестве наилучшей выбирается модель минимизирующая общие затраты.
Автоматизированная система закупок позволяет на базе прогноза спроса, а также внутренних и внешних ограничений компании построить оптимальный план закупок товара, также будет реализована возможность автоматической и/или полуавтоматической корректировки плана закупок.
Оперативная корректировка. Данный блок позволяет проводить ежедневный ( по мере поступления фактических отгрузок) контроль качества исполнения плана, а также его оперативную корректировку в автоматическом или ручном режиме. В состав блока также входит система предупреждающих отчетов. В системе закупок производится автоматический выбор оптимального поставщика для каждого конкретного товара, также рассчитывается оптимальный цикл заказа (период между размещениями заказов на пополнения), в качестве критерия выбора используется минимизация общих затрат (плата поставщику + стоимость пополнения + стоимость хранения + потери от дефицита). Рассчитывается оптимальный страховой запас, позволяющий избежать дефицита при колебаниях спроса и времени выполнения заказа. Формируются отчеты необходимые для эффективного управления закупками:
Предупреждающие отчеты. 1. Доступный объем запаса (наличный объем - обещанный покупателям на данный момент) меньше страхового. 2. Фактический расход к 7-му дню текущего месяца составляет более 50% от прогноза расхода на месяц. 3. Фактический расход к 14-му дню текущего месяца составляет более 75% от прогноза расхода на месяц. 4. Фактическое время ожидания только что пришедшего пополнения на 50% превысило плановое. 5. Доступный объем запаса в момент прибытия пополнения меньше запаса на X дней.
По товарам, попавшим в данный отчет, происходит автоматическая или полуавтоматическая корректировка закупочной стратегии.
Отчеты об аномально высоком/низком значении спроса и аномально высоком/низком времени выполнения заказа. Наличие данных отчетов позволяет менеджеру по закупкам анализировать причины аномалий и по возможности в дальнейшем избежать или предвидеть возникновение подобных ситуаций.
Страховочные заказы. В случае если запас товара в период между размещениями заказов на его пополнение упал ниже определенного уровня, он попадает в соответствующий отчет, также автоматически рассчитывается рекомендуемый объем заказа.
Фактическое значение интервала между отгрузками на 50% превысило плановое.
Отчет по закупкам. Ежедневно формируется отчет, в котором содержатся товары, по которым необходимо произвести закупку с указанием количества и поставщика.
Результаты применения
Сокращение закупочных издержек (от 5 до 15%)
Уменьшение складских запасов (от 20 до 40%)
Увеличение прибыли (от 5 до 15%)
Улучшение планирования
Снижение трудоемкости
Увеличение уровня обслуживания клиентов
За более подробной информацией обращайтесь в BIGroup Labs.
Компания BIGroup Labs оказывает полный спектр консалтинговых и внедренческих услуг в области анализа бизнес - информации для различных секторов бизнеса. В качестве приоритетных направлений мы рассматриваем также внедрение CRM-систем и ERP-систем.
Добавить на BobrDobr
Добавить на memori.ru
Добавить на del.icio.us
Добавить на МоёМесто.ru
