Опыт использования технологии OLAP (концерн "Пульсар")

Как эффективно использовать накопившуюся информацию в базах данных? Как заставить числа "заговорить"? Базы данных - это кладезь информации, но нужен гибкий инструмент для выборки и агрегирования данных. Нам хотелось бы поделиться опытом использования одной из аналитических технологий, а именно OLAP.

Справка: Концерн "Пульсар" объединяет 6 совместных узбекско-чешских производственных предприятий и 9 дилерских фирм и в настоящее время является одной из быстроразвивающихся и динамичных компаний на рынке Узбекистана. Компания каждый год осваивает 1-2 новых производства.

Аналитический отдел концерна "Пульсар" занимается исследованием и анализом деятельности предприятий, входящих в состав концерна, а также разработкой перспективных направлений бизнеса.

Управлять современным бизнесом без качественных и своевременных данных невозможно, и поэтому при создании отдела была поставлена задача наладить информационные потоки с предприятий в головной офис. Одним из условий являлось использование информации исключительно в электронной форме. С этой целью было решено внедрить в концерне новую систему управленческой отчетности.

Управленческий учет имеет свою специфику, и стандартные бухгалтерские отчеты не подходят для этих целей. Была создана собственная система управленческой отчетности (СУО) со своими стандартными сводками и отчетами. СУО является внутренней системой учета, отчеты используются только внутри компании, и это позволяет более объективно оценивать существующее положение вещей и принимать оперативные решения в управлении компанией.

Вновь созданная система управленческой отчетности охватывает всю деятельность предприятия и следит за такими ключевыми параметрами, как дебиторская задолженность, поддержка оптимального уровня складских запасов, производство продукции и т.д. Изучив действующую информационную систему, мы пришли к выводу, что получить необходимые сводки и отчеты, используя существующие программы, не представляется возможным, так как в основном эти программы автоматизировали бухгалтерский учет и торговую деятельность.

До объединения предприятий в концерн не существовало единой политики в области информационных технологий. Одни предприятия были автоматизированы комплексно, другие частично, на предприятиях использовались программы разных разработчиков, существовала проблема "островковой автоматизации", то есть не могло быть и речи о единых стандартах в структуре файлов баз данных. И, на первый взгляд, стояла непростая задача извлечения нужной информации из базы данных? Модернизировать программное обеспечение для каждого из предприятий было нецелесообразно и довольно накладно, приводить все данные к единому формату заняло бы достаточно много времени и не было уверенности в том, что это верное решение.

Был проведен анализ рынка аналитического программного обеспечения и, в результате мы остановили свой выбор на программе Cube российского разработчика ПО Basegroup.

Basegroup любезно предоставила нам версию try and buy. Несколько дней работы с пакетом показали, что именно такое ПО подходит для решения наших задач. Первое, что хочется выделить, так это возможность генерации практически любых агрегированных данных за считанные минуты. Полученный результат легко экспортируется MS Excel. Использование программы избавило нас от дополнительного документооборота, если раньше формы сводок составлялись в аналитическом отделе и после согласования с руководством рассылались по всем предприятиям, заполнив которые, нужно было отослать обратно, в настоящее время, пользуясь Cube, мы отказались от подобной практики.

Аналитический отдел имеет доступ к базам данных предприятий, и в нужное время выбирает необходимые данные прямо из них. Несомненным достоинством программы является и то, что ей может пользоваться рядовой пользователь компьютера, не обладающий специальными знаниями в области баз данных. Программа обладает понятным и дружественным интерфейсом и легка в освоении.

Приведем два частных случая использования программы.

Производственные предприятия концерна составляют планы на будущий год, для этого составляются бюджеты продаж, бюджеты расходов по реализации, бюджеты производства, бюджет финансовой деятельности и т.д. Рассмотрим бюджет продаж. Для составления этого бюджета мы использовали статистические данные за предшествующие годы. Для того, чтобы получить предполагаемые продажи за планируемый период, мы должны были учесть сезонность продукта, уровень продаж прошлых периодов, влияние отпускных цен на продажи и другие параметры. Очевидно, что получить эту информацию, используя бухгалтерскую отчетность не так уж просто. И здесь нам на помощь пришла программа Cube, мы не только существенно сэкономили время, отведенное на подготовку плановых данных, но подготовили более качественные данные. Сверка плановых показателей с фактическими выявила небольшие отклонения, что в очередной раз подтвердило оправданность использования Cube.

Вся продукция, производимая предприятиями, реализуется через дилерскую сеть.

Тщательный анализ клиентской базы помог выявить крупных покупателей, и соответственно дилерам были порекомендованы особые условия поведения по отношению к таким клиентам. Результаты анализа также показали, когда и какую продукцию клиенты заказывают.

Теперь мы смело можем утверждать, что мы знаем, чего хотят наши клиенты, и мы способны вовремя поставить нужную им продукцию.

В настоящее время организовано 4 рабочих места, использующие ПО Cube.

Приведем основные достоинства программы:

1. Генерация практически любого отчета.
2. Экспорт данных в MS Excel.
3. Нет рутинной работы по составлению отчетов.
4. Нет необходимости в привлечении квалифицированных программистов.
5. Нет необходимости изменять существующую информационную систему только для того, чтобы получить новые виды отчетов.
6. Цена программного продукта и профессионализм службы поддержки.

Теперь мы уверены в том, что все данные обрабатываются и отражаются в отчетах.

Я. Янски - генеральный директор Концерна "Пульсар", кандидат технических наук (jajan@pulsar.uz)